为了迎新工作的顺利进行，8月26日下午，艺传学院在X8206会议室召开了有关班级协理员和各团学组织的迎新工作会议。

本届的迎新工作发生了许多新变化：由于宿舍分配、员工信息登记都已在网上完成，今年的迎新工作比往年更加简单，迎接点的工作主要是扫描确认新生的录取通知书无误，新生即可直接入住寝室，省去了许多麻烦。在学科设置上也发生了许多变化，原本的设计大类合并成了7个班，广告专业的招生，也由艺术生变为了招收文化生。这届的辅导员由王远方老师和王丹老师担任，王远方老师分管绘画和设计专业的工作，王丹老师分管传播、汉语和音乐表演专业的工作。

在班协会议上，新生辅导员王远方老师向班协们提出迎新时要做到“注意正面引导”、“注意礼貌”、“注意全面介绍”，希望班协一定要不厌其烦地向新生介绍交大各个基础设施的位置，帮助新生快速的融入交大生活。

之后赵毅老师向班协们介绍了关于28日艺术生复试的监考工作，他要求各个班协必须做到严格监考，务必提醒考生不要将手机、相机等物品带入考场，严厉打击替考等行为。

在团学组织的会议上，刘爽老师又重申了今年迎新的新形势，再次确认了各个组织的分工配合，并向各组织负责人介绍了今年新增加的一个组织：科创与文化创建中心，主要负责承办“扬华杯”等比赛、管理艺馨沙龙和负责营造学院科创文化气氛。

随后员工会主席于潇怡向刘爽老师汇报了团学组织招新的准备情况，提出今年各个团学组织将使用相同的表格，以示统一。刘爽老师听取报告后，指出在发放报名表的环节仍然有问题，并提出了修改意见。随后又让各个团学组织根据会场设备不足的实际情况，合理地安排本组织的招新节目。青协会长劳柯雯询问关于串寝的时间安排时，刘爽老师说：“我们要尽可能给新生以便利，各个团学组织必须统筹分配时间，把串寝、面试的时间与新生的导师见面会隔开。尽量让新生避免出现同一天遇到很多事，而为难去干哪件事的情况。”

    会后，各团学组织负责人召开内部会议，在迎新开始前做着最后的准备，艺传学院只待明日新成员的到来。